Hoe accountancy anders kan (13 jaar verder) en reactie op de 11 maatregelen van VAS

Een blog over plezier in het accountantsvak. Wat verwacht de VAS en hoe kijken we daar als Afier tegenaan. Leerzaam voor iedereen die nadenkt over haar of zijn rol in het accountantsvak….

Deze week had ik als voorzitter van door mezelf mede-opgerichte IT-auditkring bij SRA het boek ‘onthullingen’ over accountants in handen. Gert Greveling had er voor mij voorin geschreven: ‘ je moet geen zeefje voor de mond doen’ en dan in het Twents. Nu dat doe ik liever niet. Ik citeerde uit het deel van Brenda Westra. Accountants op weg naar neoklassieke controle. Data-gericht. Mooie uitdagingen aan de toenmalige horizon. Inmiddels zijn beiden niet meer onder ons.

Het is in oktober 2004 dat ik bezig ben met het (gezamenlijk met mijn compagnons) schrijven van het company-statement van Afier Accountants. Het boek en de gesprekken/gesprekjes met de auteurs van ‘onthullingen’ hebben daar duidelijk invloed op gehad. We hadden als stelling: we willen een kantoor zijn waar we zelf graag zouden gaan werken als we nu zouden starten in accountancy en fiscaliteit. Onze eerste advertentie in wat Noordelijke bladen was dan ook simpel: ‘ hoe accountancy anders kan’. Met ons logo d’r onder. Geen lang strategisch overleg maar duidelijk en to-the-point. En provocatief. Heel Afieristisch. Ze starten we op maandag 2 januari 2005 aan de A28 met 7 toegezegde klanten. Rond de zomer waren het er 140 en het tempo van 1 nieuwe klant per week ging nog tot eind 2006 door. De markt was toe aan ‘ hoe accountancy anders kan’. Inmiddels zijn we met paar honderd klanten 13 jaar verder. AFM-vergunning. Diverse toetsingen van NBA en ministeries verder. Meer regels gekregen. WTA, NVCOS, NKVS, WNT, Aanbestedingswet, enz. Inmiddels ook 2 auditsystemen verder. En natuurlijk 53 maatregelen verder. Vol met (cynische) kritiek gingen we volop aan de slag met 53 maatregelen. Afier was immers al ‘ in verandering’. Beter gezegd wij waren ‘ uit verandering’ gestart. Waar staan wij anno 2018? Waarom willen volgens mijn waarneming mensen nog graag klant bij Afier zijn en vooral waarom willen slimme, sociale net opgeleide accountants bij Afier werken? Ik leg Afier langs de meetlat van de VAS. Ik zal proberen Afier verifieerbaar te vergelijken….schuingedrukt is de tekst van VAS, daarna volgt de opvatting van Afier.

1. Partners en managers moeten zichtbaar aanwezig zijn tijdens de controle
Senior teamleden hebben vaak niet door wat hun aanwezigheid voor impact op jonge accountants heeft. Hun verhalen zorgen voor inspiratie, hun betrokkenheid geeft het gevoel dat je ertoe doet en hun aanwezigheid zorgt ervoor dat (klant)kennis overgedragen wordt. Dus hierbij een oproep naar partners en (senior) managers: we willen jullie vaker zien bij onze klanten! Bij Afier Auditors zijn alle controleleiders vrijwel full-time op de locatie aan het werk. Soms wel met afronding van klant van vorige week, maar altijd als vraagbaak aanwezig en zeker bereikbaar. De aanwezigheid van de partners is beperkter. Vroeger liep ik zelf graag mee met de inventarisatie of andere methoden van veldwerk. Daarmee hoorde je toch net even wat andere zaken dan aan de directietafel. Nu spelen partners vooral een rol in specialistische processen en posten. Bijvoorbeeld rondom implementatie van ERP of een mislukte conversie. Specifieke posten, stelselwijzigingen of discussies. Naast de partners van Afier direct sturen vanaf pre-audit en A3-gesprek, zijn ze ook bij vrijwel alle ‘major decisions’ in de controle betrokken. En er wordt veel, zo niet dagelijks gebeld. We werken met 4 vaste gespreksmomenten met CFO/CEO, die dagen is de partner ook vaak bij de klant aanwezig. En dan moeten we oppassen dat de door de VAS genoemde ‘ verhalen’ geen anekdotes worden. En dat we wel een beetje serieus overkomen…er wordt dus ook veel gelachen met partners aan boord…Hoe kunnen we dit doen? In principe hebben onze partners maximaal 40 controleopdrachten. De piek is grofweg in 4 delen geknipt: 1-3, 1-4, 1-5 en 1-7 als grote deadlines. In de week daarnaartoe weet je dat er ‘gas gegeven moet worden’. Liefst binnen de 44 uur.

2. Meer gehoor geven aan jonge accountants binnen het managementoverleg

Jonge accountants zijn de toekomst van de organisatie en daarom is hun mening erg belangrijk. Er zou meer inspraak moeten komen van (een afgevaardigde van) jonge accountants binnen managementoverleggen.
Bij Afier werken we niet met ‘afgevaardigden’. Iedereen is even belangrijk. We werken met ‘ ronde tafels’ waarbij iedere zijde gelijkwaardig is en waarbij iedereen aanschuift bijvoorbeeld bij pre-audit. Iedere (jong en oud) kan bij partner binnen lopen en alles bespreekbaar maken. Maandelijks hebben we afdelingsoverleg waarin werk en bijna-werk-onderwerpen allemaal aan de orde komen. Dit jaar gaan we ook kantoorbreed (dus op groepniveau boven Afier Auditors) werken met twee groepen die de vennotenvergadering (bij ons V-team) gaan adviseren of uitdagen: Young Professionals en Critical Friends. De eerste vooral gericht op wat heb jij als jonge professional nog meer nodig. Praktisch (graag twee schermen ook als we niet op kantoor werken), tactisch (hoe ga ik om met moeilijke klant) of zelfs accoutants-filosofisch (waarom zijn wij als accountants op deze aarde en kunnen wij inderdaad de wereld verbeteren?). De critical friends zijn die 10% medewerkers die vaak verbetermogelijkheden signaleren en dat ter sprake brengen. Zij krijgen daarvoor nu echt een platform.

Pilat en Pilat: de kracht van eenvoud (vierkante tafel)

3. Meer aandacht voor werk-privé balans
De jonge accountant is niet langer geïnteresseerd in zoveel mogelijk werken en zoveel mogelijk geld verdienen. Wij vinden vrije tijd en aandacht voor persoonlijke ontwikkeling op een breed vlak net zo belangrijk en zijn niet langer bereid om 60 uur per week voor een bedrijf te werken. Kortom: verbetering van de werk-privé balans is nodig om jonge accountants te behouden.
Ook jonge mensen werken bij ons in deeltijd als ze dat willen. We werken eigenlijk geen enkele week in het jaar 60 uur. Als je studie meerekent kom je overigens soms wel in de buurt. De piekweek in busy season 2018 op 53 uur. En dat vinden we echt al een opgave. We hanteren in voorjaar eigenlijk een maximale urennorm van 44 uur. Deze uren krijg je in een 36-uur-contract in tweede helft van het jaar terug. Overigens is ons doel dat iedere overuur op t-v-t-balans komt. Tijd-voor-tijd wil zeggen, we houden je overuren bij en die kun je op dalmoment opnemen. 3 tot 6 weken zomervakantie komt dus voor…ook weer lastig voor de planner, maar we zorgen voor trainees en laten stages vaak doorlopen. Op die manier zijn er jonge accountants ook geholpen en leer veel. In die periode werk je vrijwel direct als accountancy-student met de senior/partner samen. En dat ook bij vaktechnisch uitdagende projecten. Voor tentamens is een weekje vrijplannen ook in het hoogseizoen voor gekomen. De rest van het team pakt dan wat werk over en de student komt glunderend op maandag daarna op kantoor: mondeling gehaald! Of vergelijkbare voorbeelden….

Zo dus niet….

4. Verplicht roulerend klantenpakket voor jonge accountants

Accountantskantoren en –organisaties hebben bijna allemaal een zeer divers klantenpakket. Genoeg keuze zou je denken. Wat echter vaak gebeurt in de praktijk is dat jonge accountants die net in dienst komen op een afdeling worden geplaatst en dat vervolgens hun planning snel wordt opgevuld met dezelfde soort klanten. Het is uiteraard goed dat een nieuwe collega direct aan de slag kan. Echter, als je eenmaal op een bepaalde afdeling zit, dan wordt het erg lastig gemaakt om buiten die afdeling een kijkje te nemen. Klanten van andere afdelingen binnen de audit in je portefeuille krijgen is al een strijd op zich, laat staan als je buiten de audit op een andere afdeling wilt kijken.
Deze silo-cultuur is verkeerd en zorgt voor ontevredenheid: wij kunnen ons zo niet breed oriënteren en ontwikkelen. Specialiseren in een bepaalde sector heeft zeker zijn voordelen, alleen moet dit worden gedaan in een later stadium. In eerste jaren binnen de audit zorgt een divers klantenpakket ervoor dat je juist van alles meekrijgt, veel leert en een brede basiskennis ontwikkelt. Dit helpt overigens ook enorm voor de studie. Op een later moment kan dan een betere keuze gemaakt worden in het soort klant dat de jonge accountant het meeste aanspreekt.
Eerlijk is eerlijk, dit kan ook bij Afier beter. We vinden het al fijn als een assistent goed thuis geraakt in een branche en bij klanten de weg goed vind. Klanten stellen branchekennis en zeker kennis van hun bedrijf of instelling erg op prijs. Dus dat brengt ons vaak toen om iemand paar controleseizoenen in een aantal vaste teams mee te laten lopen. Wat we wel doen is: bijzondere opdrachten verdelen en assistenten mee laten lopen. Fusie-onderzoek, DD-onderzoeken, bijzondere verklaringen, subsidieverklaringen. Soms alleen maar als notulist bij besprekingen, maar daarmee krijg je toch al veel mee. En op de terugweg (liefst carpoolen) bespreken we van alles en nog wat. Je kunt dan over het project of andere zaken met partner of senior spreken. Wat we ook graag doen (al dan niet in combi met afstudeeropdracht) is het uitlaten zoeken van innovaties. Vraag Wim (nu student Nijenrode) maar eens naar zijn onderzoek naar proces mining…Roulatie over afdelingen komt eigenlijk alleen voor van samenstel naar audit. We zullen moeten nadenken over het uit de silo’s komen…dank VAS!

Een deel van Afieristen aan de vrijdagmiddagborrel 0.0 op parkeerplaats

5. Klanten zijn ook mensen: laat ons investeren in klantrelaties

Komt het gevoel je bekend voor dat het net lijkt dat de klant blijer is dat wij weer weggaan met het controleteam dan dat we bij hen langskomen? Altijd maar die moeilijke vragen over hun dagelijkse werkzaamheden. Een kleine, maar essentiële gedachte die voor iedereen helder moet zijn: klanten zijn ook gewoon mensen. Dit wordt wel eens – naar ons idee te vaak – vergeten. Accountants zijn over het algemeen personen die resultaat- en oplossingsgericht zijn, gedreven door tijdsdruk vanuit deadlines en budgetten. Naast alleen bezoekjes aan de klant om vragen te stellen en bestuursvergaderingen waarin de fouten die we hebben gevonden worden besproken, is het ook goed om te investeren in de klantrelatie. Maak eens een extra praatje en toon oprechte interesse. Dit maakt het werk voor beide partijen leuker en grote kans dat je ook nog eens meer voor elkaar krijgt!
Dit is voor Afier een heel wezenlijk punt. Ons motto ‘ mensen-voor-cijfers’ is daar ook op gericht geweest. Het gaat eerst om mensen (net zoals jij) en dan pas over de resultaten of oplossingen. Wie is de persoon waar jij mee werkt. De teams van Afier zijn (zo veel mogelijk) op de hoogte van de achtergronden van de klant en dan met name de sleutelfunctionarissen waarmee wij te maken hebben. We weten vrijwel altijd iets van hun privé, hun hobby’s of zelfs ambities. Soms hebben we daar als pro deo bemiddelaar ook wel eens een rol in gespeeld. Behandel de klant zoals jij ook als klant behandeld wilt worden. Ook heel verhelderend of ontnuchterend werkt het tijdelijk ergens ingezet worden als ‘ interim controller’ via ons ‘ controllers-abonnement’. He, nog een voorbeeld van roulatie en breed ingezet worden! Daarmee ervaar je zelf hoe het is om een accountant op bezoek te krijgen. In 2017 konden wij een grote nieuwe klant in een nieuwe aanpalende branche verwelkomen en hij gaf na afronding van de controle (mei 2018) aan: ‘na jaren van stress tijdens de accountantscontrole was de communicatieve en open aanpak van Afier een verademing’.

Afier wint JOP ’06 met ‘hoe het ook anders kan’

6. Af van de checklisten-cultuur

Veel mensen verlaten de accountancy tegenwoordig omdat ze genoeg hebben van de checklisten-cultuur. Men heeft het gevoel checklist op checklist te moeten invullen – of zelfs checklisten in te moeten vullen om na te gaan of een bepaalde checklist is ingevuld – en niet meer na te denken en echt te auditen. Een gevolg van zoveel checklisten is ook dat (minder ervaren) teamleden de checklist zo invullen dat het bolletje wordt ingevuld dat niet zorgt voor een vervolgvraag. Hierdoor verdwijnt het kritische denkvermogen van een accountant. Checklisten zijn onder andere verzonnen om inconsistenties uit de controle te halen en dat is goed. De hoeveelheid aan checklisten moet alleen omlaag en er moet goed nagedacht worden of een bepaalde checklist echt toegevoegde waarde levert aan de controle. Het is tijd om de checklisten-cultuur te verlaten en bijvoorbeeld meer te focussen op soft skills van accountants. Dit zal een gunstig effect geven op de samenwerking binnen teams, goede communicatie en klantrelaties.
We hebben na 2 voorgaande systemen de overstap naar het logisch ingerichte MLE gemaakt. Daarin zitten ook wel veel ‘bullits’ of vakjes die aangeklikt moeten worden, maar bij Afier mag je hart en je hoofd niet thuis laten! Je moet met passie en intellect blijven werken. Teams moeten zelf blijven denken. Ook over wie ben ik en wie is de klant. De genoemde soft skills zijn dus heel belangrijk. Vooral als ‘ communicatief en open’ aan de slag wilt zijn. Enige jaren terug hebben we het hele kantoor via de DISC-methode (persoonlijkheidsanalyse) doorgelicht. Dit is niet alleen een spiegel voor jouw handelen, maar ook een methode om naar de persoon van de klant te krijgen. Een geel iemand moet je heel anders benaderen als een blauwe persoon. Verplaats je in de klant. En feedback of soft skills vind vooral heel direct en heel actueel plaats. Zoals gezegd in de terugrit, bij het carpoolen, tijdens een wandeling tussen de middag of gewoon aan het einde van de werkdag door even met elkaar te bellen.

7. Beoordeel op verricht werk en niet op het aantal gemaakte uren

Het is een feit dat in busy season harder gewerkt moet worden om deadlines te halen, wat soms leidt tot overwerken. Over het algemeen hebben de meeste jonge accountants ook geen 9 tot 5 mentaliteit en vinden wij het dus ook niet erg om wat meer te werken. Maar overwerken moet niet de norm worden. Busy season wordt steeds vaker gezien als busy year. Mensen vallen uit door burn outs en veel mensen hoor je over de hoge werkdruk die ze ervaren. Dit gaat de verkeerde kant op. Eén van de manieren om hier verandering in te brengen is om iemand niet meer te beoordelen op het aantal gemaakte uren, maar alleen nog maar op het verrichte werk dat is geleverd. Schrap urentargets uit ons jaarplan. Het gaat toch immers om de kwaliteit en niet om de kwantiteit?
Helaas is TFU% een makkelijk en veel gebruikt meetinstrument. In het kader ‘ we doen het met elkaar’ is het ook goed om gezamenlijk soms die ‘extra mile’ te gaan. Liefst wel als team! In ons formele beoordelingssysteem zijn overigens ook niet financiele targets benoemd. Studie, klanttevredenheid, vaktechnische scores en met GBV kijken we ook naar hoe werkt iemand, hoe kom hij/zij over, wat voegt hij/zijn toen. Daaronder rekenen wij ook communicatieve vaardigheden of innovatie-gerichtheid. En dan meestal niet alles tegelijk. Ieder werk-leer-groei-plan van een collega wordt op maat gemaakt. Het mooiste van het accountancyvak is namelijk (van net gestart tot 30 jaar in het vak) dat je veel kunt leren. Klanten innoveren, betreden nieuwe markten of bieden de accountant nieuwe uitdagingen…eigenlijjk moeten we de klanten betalen (of in ieder geval bedanken) voor zoveel leerzame momenten! Kwaliteit en uren zijn beiden belangrijk om als kantoor te overleven.

8. Stimuleer nevenactiviteiten

Wij vinden het belangrijk om naast het werk dat wij doen, ons ook in te zetten voor de maatschappij of voor onszelf (in de vorm van zelfontplooiing). Om jezelf verder te ontwikkelen is het heel leerzaam om nevenactiviteiten uit te voeren. Voor de tevredenheid van de werknemers en voor hun ontwikkeling is het daarom van belang dat werkgevers deze activiteiten meer gaan stimuleren. Wat je leert in zo’n nevenfunctie, kun je immers ook meenemen in het gewone werk tijdens de accountantscontroles.
Het zit in ons MVO-beleid om dat te doen. Wellicht goed om te laten zien wat wij als partners doen: penningmeester voetbalclub in het dorp, penningmeester dorpsgebouw, lid gemeenteraad, penningmeester stichting G-voetbal, projectleider bij een kerk, organisator van jubileumfeest, actievoerder voor status voor asielzoekers, enz. Er is, als je dat naast je studie wilt/kunt doen, ruimte volop voor nevenactiviteiten.

Of speaker zijn bij een voetbalwedstrijd…

9. Motiveer jonge accountants om hun mening te vormen

Op kantoren wordt veel gesproken over een open deuren-cultuur. Ondanks dat dit vaak het geval is, blijft er door de verschillende functies een hiërarchische structuur bestaan. Jonge accountants durven niet zo snel hun mond open te doen om hun mening te geven. Je hoort veel op de wandelgangen, helaas blijft het vaak ook bij de wandelgangen en wordt dit niet geventileerd naar de beroepsgroep. Zorg dat jonge accountants hun mening kunnen vormen en deel kunnen nemen aan het maatschappelijk debat. Het is aan ervaren accountants om jonge accountants bij de discussie te betrekken en hun een kans geven om hun mening te vormen.
Hoewel dit altijd beter kan, hierover bij Afier drie zaken:
1. Aan onze vergadertafels is ieder zijde even lang. Iedereen heeft dezelfde status.
2. Er is gewoon erg veel informeel contact waarin je alles kunt zeggen wat je kwijt wilt.
3. Partners en seniors zijn toegankelijk, je kunt gemakkelijk met hen de discussie aangaan. Geen meneer of u, maar gewoon voornamen en direct binnenlopen of even bellen.

Zo dus niet

10. Meer tijd nemen en krijgen voor betere begeleiding

Tijdens de controle is het belangrijk dat jonge accountants voldoende training on the job krijgen. Dit geldt niet alleen voor de accountants die net in dienst zijn maar ook de collega’s die al wat langer rondlopen. Het geven van voldoende training is essentieel voor het waarborgen van de kwaliteit van de controle. Daarnaast behouden jonge accountants op die manier het plezier in hun werk.
Dit is de reden waarom bij Afier de seniors veel (vrijwel 100%) op locatie is tijdens controles. Overigens is het ook de reden waarom wij serieuze bedragen moeten afboeken op de opdrachten. Er wordt enthousiast gewerkt aan training on the job, maar daardoor komen er met enige regelmaat ook dubbele uren op een project. En ook wel de nodige dure uren. We proberen dat wel te stroomlijnen, maar realiseren ons als partners ook dat het werkplezier en kwaliteit vergroot. En we draaien nog voldoende plusjes dus kunnen iets hebben….

11. Minder focus op toezichthouder, meer focus op de maatschappij

Tijdens de controle wordt nog te vaak de vraag gesteld: ‘Wat zou de AFM hier van vinden?’ In plaats van: ‘Wat zou de maatschappij hiervan vinden?’. Tijdens de controle toetsen wij aan de regels die wij onszelf hebben opgelegd, in het belang van de maatschappij. Het is relevant om deze blik ook mee te nemen tijdens de controle. Wij jonge accountants vinden deze blik belangrijker dan de blik van de toezichthouder.
Bij een moeilijk item zeggen we ook vaak, wat zou je in het persbericht over deze bevindingen willen zetten…maar dat is vanuit een negatieve grondhouding, dat willen we helemaal niet. We willen accountancy met IMPACT. Dus wat willen we, vanuit een positieve grondhouding over het accountantsvak, nu wel?

  1. Klanten met een maatschappelijke impact (duurzaam, sociaal, inclusief, circulair), leve de donut-economie;
  2. Controles die gericht zijn op het samen werken aan een organisatie die ‘ in control’ is;
  3. Benutten van innovatieve mogelijkheden. Effectief en efficiënt om met data-analyse of proces-mining te werken. Dan gaan we dat doen!
  4. Accountantscontrole zien als methode om de betrouwbaarheid van transparantie te vergroten. Bij jaarrekeningen, maar bij alle andere (periodieke) verantwoordings- of beslisdocumenten.

Is dat nu ‘ hoe accountancy anders kan’? Eigenlijk helemaal niet: het is meer ‘ hoe wij accountancy zouden willen inzetten voor onze samenleving’….! En dat is al een heel ander doel als ‘hoe accountancy de pensioenpot van de partners gaat spekken’….Ook nuttig, maar toch een bijzaak. Hoe kun je als partner van je pensioen genieten als je jaren als ‘slavendrijver’ hebt geacteerd. Het is voor Afier belangrijk om nu plezier in werken te hebben. Met z’n allen ben je een accountantskantoor..! Enjoy working…dat kan ook in de accountancy. Zie ook www.afier.com

Tenslotte: lees eens het boekje ‘The big five for life’ dan kijk je anders tegen deze problematiek aan…. Alle medewerkers van Afier konden het boekje bij de kerstborrel in december 2017 meenemen…!