Op 11 november had ik over het rapport ‘in publiek belang, niet-oob-kantoren’ een aantal vragen gesteld. Een gek kan meer vragen dan wijs man kan beantwoorden. En na beoordeling van het rapport (zie blog regen in de drup II) heb nog veel meer vragen gekregen. Ik laat die even voor wat het is. Na een traject van het nodige lezen en natuurlijk heet bezoeken van de voorlichting te  Zwolliwood, maak ik de stand nogmaals op.  De vragen zijn ‘licht provocatief’ en ik zal proberen zakelijk te blijven in de beantwoording.

No. Originele vraag Commentaar op eigen vraag Antwoord zoals ik dat nu begrepen heb
1 Wat wordt bedoeld met diversiteit (2.7) als het gaat om besturen van accountantskantoren? Roodharigen tellen ook mee? Antwoord kun jezelf ook wel bedenken. Het helpt vermoedelijk al als je vrouwen en mannen, oudere en jongere accountants in je bestuur hebt.
2 Welke spelregels (codering?) gelden bij het presenteren van de uren van de bestuurder in het CV. Tellen de uren bij Lions inzake discussies over ondernemen en accountantscontrole ook mee? Gaat om maatregel 2.8. en ja de norm biedt de nodige ruimte.  Wie schrijft die blijft. Dus zullen bestuurders goed nadenken over de uren die zij gaan schrijven. Maar krijgen zij ook een substantieel lagere TFU-norm? En wat is dat dan? Er zijn partner/bestuurders met 0%, maar ook succesvolle bestuurders met 50-80%….
3 Kwaliteit gaat meegewogen worden in bepaling van verhoging van salaris. Hopelijk kunnen we nog wel andere zaken meenemen zoals innovatief werken of klanttevredenheid….? Het gaat om de prikkels. Als werven van nieuwe klanten hoger wordt aangeschreven dan behalen voldoende kwaliteit van het controle- dossier….dan gaat het fout volgens ‘in publiek belang’. Je zult rollen duidelijker moeten scheiden. Maar dat is lastig uit te leggen. Persoon A werft nieuwe klanten, maar persoon B tekent de rapporten? Heb ik wel een volwaardige gesprekspartner? Oplossing maak een mandje van beoordelingsfactoren. Laat ‘kwaliteit’ daar een rol in spelen. Maar ook de andere aspecten…in 3.2 staat duidelijk: kantoren werken zelf uit…
4 Welke waarborgen gaan helpen bij de ‘gelijke monnikenkwestie’ Maatregel 3.1 bij ‘gelijke monniken’ worden enkele alternatieve aanvullende waarborgen in gebouwd’. In de tekst van de brochure van de commissie worden o.a. deze 2 genoemd:1.      Toekenning loonsverhoging kwaliteitscriteria geven doorslag2.      Bad leaver clausule voor equity partners in partner-ovk. Onder andere. Dus er zullen er meer zijn? De meeste kantoren zullen ‘gelijk monniken’ hanteren. Ieder draagt op verschillende manieren bij aan de partnership en ieder krijgt een fair share. Dat wordt dus nu anders. En stel bij een toetsing (extern) worden 7 dossiers getrokken. Partner A 3, partner B 2, partner C 2. En van partner A zijn 2 onvoldoende (de rest voldoende)? Dus A krijgt 20% lager mgmt fee (of winstuitkering?)?. Wat met verhouding audit- en non-auditpartners? Accountants en fiscalisten. Dit is in de praktijk een weerbarstige maatregel. Met veel haken en ogen en ik weet nog niet hoe ik dit moet toepassen. Splijtzwam in de maatschap.
5 Welke aanpassingen worden bedoeld bij 3.2? Ik vroeg me af of het ‘niet-oob’ rapport nu echt zo anders was? Ik heb de originele tekst nog even d’r bij gepakt. Zie @1 in dit document. De vet gedrukte tekst is anders. Nu is de tekst ‘afhankelijk van de omvang van het niet-oob-kantoor worden deze elementen bij de invulling van het promotiebeleid door de organisatie zelf uitgewerkt. Met tussen haakjes ‘schaalbaarheid’. Dat is mooi,  ik hoef dus niet bij afdeling vaktechniek gewerkt te hebben. Dat kan ook niet. De kleine kantoren-partners zijn zelf het bureau vaktechniek. Ze zijn daar dagelijks meebezig. Valt dus af. Minimaal 3 dossierreviews met positieve beoordeling in 5 jaar. Dat is voor klein kantoor-partner ook best haalbaar. In 5 jaar….! RvC moet toezichthouden. Is voor kleine kantoren ook onzin. Dus welke aanpassingen zijn hier nu nuttig?
6 Bad leaver (en clawback) is dus van toepassing bij een ‘verkeerde verklaring met maatschappelijke impact’. Wie bepaald dat van die impact de leaver of de stayer(s)? NBA? Is er sprake van verkeerde verklaring als deze niet vermelding naar directieverslag goed heeft opgenomen? Of als opdrachtbevestiging niet juist gedateerd is (toch een kernvraag)? De vragensteller doet ook gelijk een poging de beantwoorder te zijn door ‘stekelige voorbeelden’ te noemen. Wie gaat dit bepalen? Wie regelt hoor en wederhoor? Is escalatie mogelijk? Bezwaar en beroep….. Er is dus op dit vlak bij een klein kantoor nog wel wat te regelen. Als partners over en weer dossiers beoordelen….moet je ook wat vaker met elkaar informeel uiteten om de sfeer goed te houden….Als je extern OKB’s doet? Dat wordt geen gemakkelijke rol. Urenbesteding vliegt omhoog. Of is deze kwestie voor de bühne en zullen we hier in de praktijk niet veel van te zien krijgen? Dat laatste kan niet. Je moet immers winstrechten sparen? Bij niet-oob staat niet dat je 6 jaar moet sparen? Die 3 jaar zie ik niet bij de oob-rapportage. Maar bij niet-oob is er geen RvC om dit risico te beoordelen. Dus de partners waar je mee onderhandeld hebt over je uitkoop beslissen daarover……stok om te slaan is gevonden.
7 Bij 3.7 hoe ver is die commissie goodwill. Waarom is goodwill volgens vastregels (aandeelhoudersovereenkomst) zo’n negatief fenomeen? Gaan accountants zonder goodwill meer prudent te werk? Ben benieuwd naar het eerste promotieonderzoek op dit punt… Ook in oob-rapport wordt dit zeer stellig beweerd. Goodwill model zorgt voor uitwassen. Ik zoeken naar het onderzoek op dit punt. Interessant is onderzoek van zorgmarkt-advies over goodwill bij huisartsen. Zij beschrijven hoe goodwill werd afgeschaft en weer werd toegelaten en welke + en – effecten dat heeft. Het onderzoek noemt twee positieve punten van goodwill-model:Er zijn ook twee positieve effecten van goodwill op de kwaliteit van de huisartsenzorg denkbaar:1.      Een blijvende investeringsbereidheid bij de huisarts, ook aan het einde van zijn loopbaan.2.      Een bijdrage aan de beschikbaarheid van huisartsenzorg aan de randen van Nederland.Kortom we wachten met spanning af. .. wel eerst even googlen.
8 Wat als data-analyse niet (economisch) mogelijk is. Vreemde databases, gebrek aan kennis bijvoorbeeld van tabellen en velden in de database, lastig met ‘mappen’, moeilijke cloud-toegang en daarmee toegangsrechtenissues en inteprestatie-eenheid bij de MKB-accountants? SRA red ons? Goed lezen! Maar ook de consequentie achter het antwoord meewegen…! Er staat duidelijk: afhankelijk van de omvang en complexiteit van de controlecliënt is inzet van data-analyse een wenselijk onderdeel van het controleplan gericht op frauderisico’s. Doe je geen data-analyse dan moet je alleen even uitleggen dat het gezien omvang en complexiteit niet mogelijk was…..je moet dan dus wel antwoord hebben op de vragen zoals ik die op 8 gesteld heb. Zie een leuk hoofdstuk in de audit-opleidingen ontstaan. Kan of kan ik niet werken met data-analyse. SRA red ons!
9 Spreken in de AvA is toch echt mosterd na de maaltijd. Iedere MKB-accountant spreekt (uitgebreid en meer malen per jaar) met de aandeelhouder(s) van zijn klant. AvA is een vergadering met DGA, zijn vrouw of broer die een paar aandelen heeft. Of met 2 partners beide 50%. Eventueel een familie oom’s met neven/nichten die bedrijf runnen. Al deze vergaderingen worden al door de Accountants bezocht. Sterker nog: de AvA is formaliteit, beslissingen worden in het gesprek met de accountant genomen. Laag hangend fruit voor de MKB-accountant dus gelijk maar even plukken…
10 Is de exit-strategie zoals beschreven niet de geraffineerde, warme of lauwe sanering van het audit-beroep met daarin mensen met te weinig vlieguren? Dit is een gewetensvraag. Maar ook wel een suggestieve vraag. Maatregel  5.5 vraagt om daden richting de niet presterende partner(s), maar spreekt niet over vlieguren. Kwaliteit is natuurlijk niet perse gekoppeld aan het aantal opdrachten wat men doet of uren die men in het dossier maakt….(oei, 2.8 vraagt wel inzage!) Op het front van de ‘vlieguren’ is het altijd redelijk stil gebleven. Hier is er ook geen sprake van dergelijk criterium. In 5.5. is een opbouw opgenomen. Eerst moet aan stap 1 voldaan worden. Dan stap 2 enzovoort:1.      Controledossiers en werkzaamheden voldoen niet aan kwaliteitsvereisten.2.      Verbeterplan met CO/bestuur opstellen3.      Naleving verbeterplan in periode van 1 jaar (kort?) met intensieve OKB’s4.      Goede evaluatie na 1 jaar uitvoeren (door wie?)

5.      Tekeningsbevoegd blijven (positieve evaluatie) of ander rol krijgen (negatieve evaluatie). Door wie?.

6.      Als dat onmogelijk is: exit.

In 2 of 2,5 jaar kan iemand uit de partnership verwijderd zijn. Met leuke claw back regeling. Zie nu bijlage bij deze tabel onder @2. Vlieguren zijn toch ingevoerd! Goed opletten allemaal….! En wederom: wie schrijft die blijft!
11 Als je bij 5.9 al jaren als klein kantoor wel lesgeeft of lezingen verzorgt krijg je dan een plusje? Schouderklopje voor jezelf zoeken? Ja en nee. Want de achterliggende gedachte bij de vraag is: wat telt allemaal mee? Nog geen antwoord.
12 Wordt bij het besluit van 2016 inzake artikel 9.1 ook rekening gehouden met type kantoor, type klant of zelfs andere middelen of monitors rondom kwaliteit? Of alleen de mening van 2 of 3 kwaliteitstoetsers? Marten Renes c.s. wrijven zich al in de handen. Dat wordt procederen…immers een negatieve aantekening (één keer opdrachtbevestiging niet goed gedateerd is nee op kernvraag is afkeur van dossier, is negatieve melding in monitoringlijst) is imagoschade en daarmee vrijwel direct bedrijfsschade. Blijft een kernvraag. Wat wordt de macht/invloed van de OKB-er, de toetser of de reviewer? Verstrekkende invloeden. Zien zij alles goed? Bezitten zij actuele kennis? Wie keurt de keurmeester? Eigenlijk moet dit eerst duidelijk zijn voordat je zo’n systeem invoert…..meer dan een persoonlijke mening…!!!
13 Is sprake van verschillende monitoring (9.1) door NBA en SRA? Whisfull thinking? Praktijk zal het leren.
14 Tenslotte wat zijn accountantsorganisaties met een hoog kwaliteitsrisicoprofiel? Alles met minder dan 25 man? Zie @2 de kwaliteitscriteria of lees document ‘overview of audit quality indicators initiatives’ van de FEE. Van november 2015 en goed leesbaar. Nog uitgebreider als appendix 2 van rapport. Criteria zijn wel duidelijk. De normen mag je als organisatie grotendeels zelf stellen. Dus pas op voor ‘hang up yourself’-issues. Maar je moet wel kiezen en een te lichte norm levert je ook commentaar op…interessant spel dit ‘in publiek belang’.

Mijn voorlopige conclusie

Het artikel van Jan Wietsma in ‘accountancy van morgen’ van 19 april 2015 klopt helelmaal.  Zijn titel zegt genoeg: ‘niet-oob kantoren onderschatten impact rapport ‘in het publiek belang’.  Jan stelt: ook niet-oob-kantoren moet een GROOT AANTAL maatregelen uit dit rapport doorvoeren. Sommigen hebben veel impact. Sommigen moeten op korte termijn worden ingevoerd? Jan stelt zelfs dat dit in 2015 moet. Nu dat jaar is bijna voorbij. Maar collega Jongsma zegt daar het volgende over:

Hoe nu verder? De komende periode deelt de werkgroep de aangepaste maatregelen op in werkbare stappen. Via een aantal regionale bijeenkomsten wordt de invoering dit najaar nader aan u toegelicht. U bent van harte welkom om zo’n bijeenkomst bij te wonen. [ligt inmiddels achter ons]

Om de voortgang zichtbaar te maken wordt NBA Monitor Publiek Belang ook voor de niet-oob-kantoren beschikbaar gesteld. De informatie daarin is gebaseerd op self assessment en wordt in eerste instantie op geaggregeerd niveau aangeboden. Over de werkwijze rondom de monitor en het zelf invoeren van uw informatie wordt u tijdig geïnformeerd. Het bestuur verwacht dat ook de invoering van dit aangepaste pakket maatregelen voortvarend wordt opgepakt, net zoals dat door de oob-kantoren is gedaan. We hebben onszelf als beroep drie jaar gegeven om het verbeterplan te realiseren. Daarvan was het eerste jaar vooral gericht op de oob-kantoren.

Kortom als het eerste jaar liep vanaf moment van verschijning van het rapport dan zijn we in december 2015 al bijna op 1,5 jaar. We hebben dus nog 1,5 jaar te gaan om ook de niet-oob-maatregelen in te voeren. Zal het zo’n vaart niet lopen? Sommige (goodwill bijv.) onderzoeken moeten nog starten. Maar we moeten eind 2016 wel voor de niet-oob een monitoringlijst in vullen. In het rapport staat daar ook nog een leuk zinnetje:

De informatie daarin is gebaseerd op self assessment en wordt in eerste instantie op geaggregeerd niveau aangeboden

Er zit dus ook voor niet-oob nog heel wat in het vat! Straks niet op ‘geagrregeerd niveau’. Dat zorgt voor meer aandacht! En wat in het vat zit verzuurd niet….of zien we het toch als een zwaard van Damocles? ik sluit af met dezelfde cartoon als bij ‘blog II’. …..

paarse-krokodil-kvk-2009

 

BIJLAGEN:

@1

Tekst uit rapport ‘in publiek belang, oob’: Vaktechnische kennis, professioneel kritische instelling en kwaliteit van de werkzaamheden dienen de cruciale elementen te zijn binnen het promotiebeleid voor medewerkers van de controlepraktijk in de organisatie, inclusief de criteria voor partnerbenoeming. Dit dient onder andere vormgegeven te worden door middel van een curriculum dat iemand doorlopen dient te hebben voordat hij in aanmerking komt voor partnerbenoeming. Onderdeel hiervan zijn aantoonbare werkervaring (met positieve beoordeling) binnen een op kwaliteit of beroepsontwikkeling gerichte functie (bijvoorbeeld afdeling vaktechniek of compliance), gedurende een relevante periode en een representatief aantal dossierreviews met positieve beoordeling. Voor partnerbenoeming binnen de OOB-controlepraktijk van een accountantsorganisatie en voordat iemand als partner kan functioneren op een OOB dient aantoonbaar sprake te zijn van minimaal het equivalent van 12 maanden ervaring binnen een op kwaliteit of beroepsontwikkeling gerichte functie met positieve beoordeling en minimaal drie dossierreviews met positieve beoordeling in de laatste vijf jaar voor benoeming. Bij OOB accountantsorganisaties toetst de rvc in ieder geval (maar niet uitsluitend) expliciet op de hiervoor genoemde aspecten bij zijn goedkeuring van partnerbenoemingen. Ten behoeve van een zorgvuldige en operationeel realiseerbare implementatie van deze maatregel acht de werkgroep een overgangsregime noodzakelijk. Het blijft maximaal drie jaar lang mogelijk om een persoon te benoemen die nog niet aan het criterium voldoet ten aanzien van ervaring binnen een op kwaliteit of beroepsontwikkeling gerichte functie onder voorwaarde dat hij na benoeming binnen vijf jaar de vereiste ervaring alsnog opdoet.

@2

In appendix 2 zijn voorbeelden opgenomen van kwaliteitsindicatoren waar de werkgroep in dit kader aan denkt. De in 2015 respectievelijk 2016 te rapporteren indicatoren dienen voor eind 2014 definitief vastgesteld te worden door de NBA. Indien een organisatie in 2015 over één of meer indicatoren niet kan rapporteren omdat de informatie binnen de organisatie niet aanwezig is dan wordt dit aangegeven in de rapportage en wordt gewaarborgd dat deze informatie vanaf 2016 wel kan worden gerapporteerd. De set van indicatoren zal in de loop van de tijd veranderen op basis van stakeholder input en de resultaten van onderzoek door het onderzoeksinstituut. Via deze indicatoren kunnen stakeholders beoordelen of de juiste randvoorwaarden voor kwaliteit worden gecreëerd en kan worden onderzocht welke zaken wel en niet bijdragen aan kwaliteit.

Hierbij de criteria tot zover met tussen [rechte haken] mijn commentaar vanuit de kleine kantoren.

Input – samenstelling teams algemeen

  1. Aantal en ratio partners/directors, (senior) managers en overige teamleden [bij kleine kantoren ligt dit altijd heel anders, veel meer RA’s per m2….]
  2. Gemiddeld aantal jaren ervaring, gesplitst naar partners/directors, (senior) managers en overige teamleden [vaak prima, veel ervaring]
  3. Verlooppercentage partners/directors, (senior) managers en overige teamleden gesplitst naar ‘key talents’/’high potentials’ [akelige indeling, EJK] en overig
  4. Aantal en percentage uren partners/directors, (senior) managers en overige teamleden besteed aan: controle-opdrachten (OOB en niet-OOB gesplitst), overige opdrachten, interne werkzaamheden [toch de vlieguren op tafel!!!]
  5. Aantal overuren en percentage ten opzichte van totaal aantal contractueel beschikbare uren [welke uren schrijf of schreef je als partner van een klein kantoor, wordt nu vast veel meer…]

 

Input – Training en coaching

  1. Gemiddeld aantal uren training en opleiding per medewerker (interne en externe opleidingen) [nuttig]
  2. Gemiddelde investering (euro’s cash out) in training en opleiding per medewerker
  3. Aantal interne uren besteed aan het voorbereiden en geven van trainingen
  4. Gemiddelde verhouding uren partner/director, (senior) managers en overige teamleden (leverage), afzonderlijk voor OOB controle-opdrachten en niet-OOB controle-opdrachten [afgeleide vlieguren, wie schrijft….]
  5. Aantal en percentage opdrachten waarbij de hiervoor genoemde verhouding onder de intern gestelde norm ligt [hier staat: bepaald even lekker zelf de norm voor vlieguren, hang up yourself svp]
  6. Resultaten werknemerstevredenheidsmetingen op aspecten die gerelateerd zijn aan coaching en controle-kwaliteit [goede zaak! Wel noodzaak om dit objectief te houden]

Input – kwaliteitsmaatregelen

  1. Het aantal en percentage controle-uren per fase van het controle-proces uitgevoerd voor het einde van het boekjaar en na het einde van het boekjaar
  2. Aantal FTE’s partners/directors, (senior) managers en overige teamleden werkzaam binnen de functies Vaktechniek, Compliance en Independence
  3. Aantal consultaties bij de afdeling vaktechniek op het gebied van verslaggeving en controle [lastige norm, of telt NBA-helpdesk, full finance, novak etc ook mee?]
  4. Aantal uitgevoerde jaarrekening reviews door experts buiten het reguliere controle team (bijvoorbeeld vaktechniek) voor afgifte van de verklaring (inclusief jaarrekening reviews als onderdeel van OKB)
  5. Aantal uitgevoerde OKB’s, totaal aantal en percentage van totaal aantal wettelijke controles
  6. Aantal uren partners/directors, (senior) managers en overige teamleden besteed aan OKB’s, totaal aantal en gemiddeld aantal per OKB
  7. Gemiddeld aantal uren besteed aan OKB als percentage van het totaal aantal uren besteed aan de controle van opdrachten waar een OKB is uitgevoerd [weer uren!]
  8. Aantal/percentage uren IT specialisten op controle-opdrachten, afzonderlijk voor OOB en niet-OOB [uitdaging voor kleine praktijk, dus toch maar IT-auditkantoor starten? Blijf minimaal de toetser 1 stap voor….]
  9. Aantal en percentage opdrachten waarbij het hiervoor genoemde percentage onder de intern gestelde norm ligt
  10. Aantal/percentage uren andere (nader te definiëren) specialisten op controle-opdrachten
  11. Aantal uren besteed aan rollen gericht op beroepsontwikkeling (NBA, universiteit, artikelen etc), totaal aantal en als percentage van totaal beschikbare [niet haalbaar van kleine kantoren?]

Uitkomsten

  1. Totaal aantal afgegeven controleverklaringen in het kader van wettelijke controles (OOB en overige gesplitst)
  2. Aantal intern gerapporteerde of vastgestelde overtredingen van onafhankelijkheidsregels, totaal en als percentage van totaal aantal werknemers
  3. Aantal interne waarschuwingen voor overtreding van onafhankelijkheidsregels, totaal en als percentage van totaal aantal werknemers
  4. Aantal dossiers dat intern aan kwaliteitsreview achteraf (anders dan OKB) is onderworpen en de samengevatte conclusies (classificatie bevindingen). Tevens dient in het transparantieverslag aangegeven te worden welke acties (verbeteracties, sancties) zijn ondernomen naar aanleiding van de bevindingen.
  5. Aantal dossiers dat door een toezichthouder aan kwaliteitsreview is onderworpen en conclusies (classificatie bevindingen) [dus ook ministeries of fiscus?]
  6. Conclusies van de accountantsorganisatie op basis van aanvullende review die is gedaan op dossiers naar aanleiding van de bevindingen van de toezichthouder
  7. Aantal en bedrag ontvangen boetes van de toezichthouder
  8. Aantal als extern accountant uitgeschreven partners in verband met kwaliteits issues, totaal en als percentage van totaal aantal partners [hopelijk nul bij kleine praktijk gaat het met 2 of 3 partners wel er hard….]
  9. Aantal gecorrigeerde fundamentele fouten (NL GAAP) of materiële fouten (IFRS) bij ondernemingen waar de organisatie in voorgaand jaar ook accountant was, totaal en percentage van aantal afgegeven controleverklaringen.
  10. Aantal bij gecontroleerde ondernemingen gecorrigeerde materiële fouten op basis van aangeven door de toezichthouder, totaal en percentage van aantal afgegeven controleverklaringen. [ja, maar is dat ook onderwerp van toetsing, gaat toch om formaliteiten??]
  11. Aantal en percentage teruggegeven opdrachten met hierbij de reden [goede zaak, nooit iets terug gegeven is negatieve aantekening?]
  12. Aantal ontvangen claims en afwikkeling (naar rechter, veroordeeld, afgewezen, gesetteld)
  13. Aantal incidenten gemeld aan de toezichthouder
  14. Aantal procedures Accountantskamer en uitkomsten
  15. Aantal klachten en uitkomsten van klachtprocedures [ geen klassificatie? Klachten over nota tellen ook mee….zou het beroep wellicht ook wel weer goed doen…]

 

Bron:

https://www.nba.nl/Documents/Nieuws/2014/pdfs/In%20het%20publiek%20belang%20rapport%20WG%20Toekomst%20Acc%2025sep14.pdf