menselijke maat

Accountants,Afier Accountants,Economie

Menselijke maat en aanbesteden

3 aug , 2017  

Deze blog gaat over de frustratie van het werken met digitaal aanbesteden. Het past in de categorie’na uren werken een nieuw bestand overschrijven met een oud bestand’ of ‘uren bellen via een callcenter om dan bij dezelfde medewerker uit te komen die het ook niet wist’. Als het nu 1991 was dan wist ik het wel: ga toch rechten sturen. Alle beroepen dreigen weggeautomatiseerd te worden. Mijn beroep ‘accountant’ staat al jaren in de top 3 van te verdwijnen beroepen volgens de universiteit van Oxford, maar juridisch werk groeit volgens mij tegen de klippen op. En ik deed er zelf aan mee, want na de constatering van het ontbreken van enige vorm van menselijk maat, belde ik ook een aantal advocaten…..

Een blog over de verhouding menselijke maat en aanbesteden. Mijn kantoor (Afier) bestaat feitelijk uit 4 onderdelen. Eén daarvan werkt voor overheden, maatschappelijke bedrijven en instellingen. De andere drie voor het MKB-familiebedrijf. Daarin zijn wij groot geworden. In 2006 dachten wij: laten we diversifiseren. En daarom is Afier Accountants voor Mens + Maatschappij gestart. Lang hebben we het volgehouden: ‘wij doen niet mee aan digitale aanbestedingen’. Wij richten ons op die aanbestedingen waarin menselijk contact een primaire rol speelt. Het digitaal aanbesteden is de opmaat naar 100%-digitaal werken en dat wensen wij niet. Wij vinden de menselijke maat van groot belang. Echter in zomer 2016 hebben we ons nadat ik een offerteverzoek uit Leeuwarden vanwege het digitale proces hadden afgezegd, toch meegedaan aan een digitaal proces. Gaandeweg het proces bleek het veel minder digitaal dan bedoelt. De organisatie werkt dan ook voor honderdduizenden mensen met schuldproblemen en daar past ook een menselijke maat-aanpak bij. Kortom we hebben deze opdracht verworven en hebben met veel plezier en uitdaging voor deze klant gewerkt in 2017. Wij konden dus digitale aanbestedingen winnen. Wij namen een abonnement op Tendernet, zorgden voor goede eHerkenning en andere formaliteiten en gingen de aanbestedingen op deze sites volgen. In voorjaar 2017 kwam er een nieuwe opdracht voorbij. Bij een organisatie voor jongeren in Friesland. Echt een Big4-opdracht. Complex, uitdagend, zware Raad van Toezicht, veel geld en dus ook een goed controlebudget, bovenal veel uitdaging en een mensgerichte organisatie. Helemaal Afier. Gelukkig troffen wij aan de kant van de afdeling inkoop iemand die ook gericht was op de menselijke maat en daardoor was het mogelijk om toch wat zaken af te stemmen, we overleefden de eerste ronde als enige niet-Big-4, in de finale eindigden we volgens het iets geknutselde protocol van aanbesteding op de tweede plaats. Na één Big-4-kantoor, maar voor drie anderen. Afier kan wel wat dachten we nog en tevreden namen wij genoegen met een dood vogeltje. Immers ‘tweede plaatsen tellen niet’.

Voor dat we in gaan op de frustraties rondom gebrek aan menselijke maat en aanbesteden bij middelgrote organisatie die op (ook of met name) zoek zijn naar een kleiner accountantskantoor even wat zaken vooraf dan komen we bij aanbesteding I en II.

Frustratie

Ja, er is sprake van frustratie. Bij een menselijke maat-aanpak hoort ook de menselijke fout. En die zeer kleine fout werd bij deze aanbesteding gemaakt en kwam ons duur te staan. Dus (doel van mijn blogs is verantwoording, verslaglegging en verwerking, drie v’s en nu staat verwerking centraal). Dus gaat het in deze blog over verwerken van mijn frustratie. Overigens is de ondertoon wel: moeten wij als Afier wel meedoen aan ‘digitale aanbestedingen’  Of andersom: ‘past digitaal aanbesteden wel bij bedrijven en instellingen die op zoek zijn naar een accountant die de menselijke maat belangrijk vind’ of ‘wat zegt het over overheden, bedrijven en instellingen die deze vormen van aanbesteding, zonder enige ruimte voor menselijk contact of menselijke fouten hanteren in de omgang met hun enige klanten, medewerkers of dienstenafnemers’? En ja, we geven ruiterlijk toe dat door ons falen en mislukken deze blog een zure nasmaak geeft..er volgt echter ook een oproep, de blog heeft een doel.

Accountancy staat op z’n kop

Nog deze week schreef Jaap ten Wolde een stevige opinie in het FD over de ontwikkelingen in accountantsland. Waterschappen, woningcooperaties, gemeenten en allerlei aanverwante instellingen kunnen niet meer terecht bij de grote kantoren. Deze zien de verhouding risico’s en beloning niet meer zitten. Er gaat te veel fout (in de ogen van de Nederlandse toezichthouder) en de revenuen zijn in verhouding te laag. Dat opent de mogelijkheid voor kleinere kantoren, met lager kostenpatroon en vergelijkbare kwaliteit, zij het bij minder mensen geconcentreerd, om ook mee te doen in deze wereld. Deze kantoren hebben echter een andere signatuur. Anders waren deze professionals vaak wel werkzaam gebleven bij D, E, K of P. Dit brengt over en weer gewenning met zich mee. In dat proces zitten wij ook als Afier. Afgelopen jaar in dit segment zo’n 35% gegroeid geeft al aan dat we ook goed meedoen. We richten ons op bedrijven en instellingen waar de menselijke maat centraal staat. Veel onderwijs, welzijn, cultuur, enige zorg en dergelijke marktsegmenten. Dat past wel bij Afier Accountants voor Mens + Maatschappij. Als genoemde partijen zich willen richten op kleinere, lokale of zoals wij regionale accountantskantoren, met voldoende kwaliteiten, dan zouden ze ook naar aanbestedingsmethode (aanbesteding I) of aanbestedingsvoorwaarden (aanbesteding II) moeten kijken! De oproep aan het einde van deze blog komt daarmee ook de lokale mensgerichte stichting ten goede!

Niet vies van ICT

Even voor de duidelijkheid. Afier is geen kantoor van digibeten, automatiseringshaters of ICT-losers. Afier gaat mee, in de wereld van MKB-accountancy zo mogelijk ook voorop, in het adopteren van ICT-ontwikkelingen. Als RE ben ik wel bewust in 2000 afgestudeerd op dit breukvlak tussen accountancy en ICT. En wij geven al vanaf 2003 cursussen aan controlerend accountants om ICT te integreren. In 2012 mocht is zelfs één van de 12 auteurs zijn van het veel geprezen ‘Integrated audit approach’ van NBA en NOREA zijn. Kortom we zijn niet vies van ICT. Er is wel één belangrijk uitgangspunt: de ICT staat ten dienste van onze menselijke maat. Het met klanten werken via skype of facetime zien wij vooralsnog ook niet zitten. Het gebruiken van data-analyse of procesmining juist wel. ICT staat ten dienste. Dat mis je wel eens in een aanbestedingstraject.

Aanbesteding I

Deze aanbesteding houdt ons al weken bezig. De grootste onderwijsinstelling van het Noorden zoekt een nieuwe accountant. Dat wil zeggen een school met 2.100 docenten en 16.000 leerlingen. Afier gaat echt meedoen in de wereld van onderwijs. We hebben nu al een behoorlijk marktaandeel in Groningen en Drenthe, maar nu doen we echt mee. We hebben het goed voorbereid. Research gedaan. Mensen die dichtbij deze stichting staan geïnterviewd en zelfs contact gehad met de afdeling inkoop. Die vriendelijk en beslist naar Tendernet verwijst. Aangezien we als vennotenvergadering hebben uitgesproken dat deze aanbesteding onze prospect no. 1 is gaan we er helemaal voor. Twee medewerkers hebben op ‘deadline-dag’ alles voorbereid. Zelf heb ik vanaf 6.30 uur alles doorgenomen en rond 13.00 groen licht gegeven voor de stukken. De hele ochtend alles doorgelezen en teksten hier en daar net even anders geschreven. Cijfers en zeker de onderbouwing van onze ‘scherpe offerteprijs’ goed doorgerekend. Slimme werkstappen ingebouwd, samenwerking gezocht en daarmee tijd en dus geld bespaart. Onze prijs lag nu op 59% van die van vorig jaar. Daar kunnen wij overigens maar weinig van zeggen. We weten immers niet wat voor diensten de accountant vorig jaar heeft moeten verrichten. Het is dus wel duidelijk dat Afier zorgvuldig om gaat met maatschappelijk kapitaal. Het verschil is zo maar  één fte extra op de payroll. Een fte die kan zorgen voor kinderen met een rugzakje of een bedrag waar de school een extra sportdag of cultuurdag kan organiseren. Leerlingen een (internationaal) reisje kunnen maken of zelfs asielzoekerskinderen extra uren Nederlandse les kunnen geven.

Om 13.30 zijn alle stukken getekend en nogmaals gecontroleerd. Dan om 13.45 zijn alle documenten geüpload en zit het werk er voor het aanbestedingsteam erop. Nog even bevestigen dat we alles hebben geüpload en ‘we are in business’. Het Tendernetsysteeem stuurt dan naar een vooraf ingevuld mobiele telefoonnummer een ‘tan-code’ waarmee je alle stukken kunt bevestigen. U kent dat wel: bij banktransacties werkt u daar ook mee. Zelf dacht ik nog: wat een gedoe zo’n tancode, om wat voor vertrouwelijke informatie gaat het hier eigenlijk. Maar de tancode is verplicht en na vele minuten wachten kwam die code maar niet. De klok tikt en dan wordt je toch wat onrustig. Belletje naar de andere afdeling of zij via eHerkenning of zo iets hadden binnen gekregen. Nee, niets gezien. Wij weer inloggen en kijken waar wordt dan die tan-code naar toegestuurd. Bleek het nummer niet 06-xxx te zijn, maar 0-xxx er miste dus een cijfers 6. Blijkbaar heeft het zo zwaar gedigitaliseerde Tendernet dat soort controles niet ingebouwd. Dat is toch een basic-input-control wat je bij ieder systeem mag verwachten. Echter het primair een menselijke fout: een tikfout. En dus snel nummer aangepast en wijziging doorgeven. Inmiddels om 13.58 komt per mail de bevestiging binnen en moet je doorklikken om de wijziging van telefoonnummer door te geven. U raad het al. Toen alles goed stond en wij de tan-code naar het goede nummer wilden sturen was het 14.00 uur. En zo zijn de wetten van digitaal aanbesteden: om 14.00 sluit de inschrijving. Vol ongeloof staarden wij naar de licht grijs geworden button op het scherm. Dagen werk voor niets? Vakantie omgegooid en de hele familie op tijd van Ierland terug naar Nederland laten komen en dan niets. Lege handen? Gelijk bellen met Tendernet. Vriendelijke meneer geeft aan dat zij alles gelogd hebben en dus dat daarmee aangetoond kan worden dat we toch op tijd waren. Echter moet wel even opdracht van de aanbesteder hebben. Wij bellen met de afdeling inkoop van de school. Inmiddels is het 14.19 uur. Rond 15.00 komt het verlossende woord: er is met Tendernet overlegd en er is met aanbestedingsjuristen gebeld. Geen tancode ingeleverd is ‘out’, ‘exit’ en ‘u doet niet meer mee’.  Dagen werk spoelt door het putje. Het is alsof je van een klif staat te kijken naar dat mooie horloge, wat van je pols schoot en nu tientallen meters naar beneden suist en in de golfen verdwijnt. Dit laatste om beetje in he vakantiegevoel te blijven….een verzoek om kleine beetje clementie, een beetje ruimte voor deze menselijke fout, werd resoluut afgewezen. Een poging om Tendernet aan te spreken op het ontbreken van input-controls leidde ook tot stilte aan de andere kant van de lijn en ik realiseerde me dat frustratie een slechte raadgever was. Heb dus de stichting gemaild en hen succes gewenst met de keuze van een nieuwe accountant. Gezien de krapte op de accountants-arbeidsmarkt (wie gaat bij een ten dode opgeschreven branche werken en dan nog een waar de AFM gehakt van maakt) is deze opdracht voor iedere middelgroot en kleinere accountantskantoor een opgave. Ik denk dus dat men weer bij een Big-4 uit zal komen. Komt die ene extra fte niet uit de voordelen van de accountantsaanbesteding.

Aanbesteding II

In het kader van deze problematieken zit er nog zo’n traject in het vat. Een nieuwe instelling die contact gaat onderhouden met vele 100.000-den inwoners van Noord-Nederland. Ook weer een organisatie die dus in principe mensgericht zal zijn. Inmiddels hebben wij vragen gesteld over de aanbesteding. Nu niet via Tendernet (thank God) maar via Commerce-Hub. Weer nieuwe inlogcodes, andere procedures en nieuwe ervaringen. Ook nu weer vragen uploaden. Maar als deze organisatie een regionale of kleinere lokaal werkgelegenheid genererende en innovatieve accountant wil vinden dan wordt dat toch wel erg moeilijk. Enorme eisen aan SROI (ik ben een groot voorstander van sociaal ondernemen) maar hoe gaat we als kleiner accountantskantoor mensen uit de kaartenbak van de bijstand of de WSW inschakelen. We hebben het meerdere malen onderzocht, maar afgezien van vaatwasser in en uitpakken komen we eigenlijk niet. En als we schoonmaken zelf gaan doen dan is die aardige Alie (die nu via het schoonmaakbedrijf werkt) haar baantje kwijt. Kortom voor een door de gemeente Assen gecertifieerd MVO-bedrijf is SROI bij gemeenten in Groningen wel erg moeilijk. Dan hebben we te maken met toenemende eisen op het  gebied van IT-beveiliging. Daar weten we toevallig wel iets van af. Maar om nu gelijk ISO-27001 gecertificeerd te moeten worden. Dat kost tienduizenden euro’s. Tenslotte moet je ervaring hebben met 100.000+ opdrachten. En dan gaat het niet over omzet voor de accountant, maar om bedrijven met deze hoeveelheid klanten. Hoeveel van dat soort bedrijven zijn er in het Noorden? Kortom deze overheidgerelateerde en door overheden gedomineerde instellingen komen ook moeilijk tot lokale binding, creëren  in praktijk geen kansen voor het MKB, dus geen werkgelegenheid in de regio en dergelijke. In praktijk schroeven ze de eisen zo op dat geen regionaal kantoor kan meedoen. Ook dat kom je dus weer bij de Big4 uit en de gevolgen daarvan zijn inmiddels bekend. Die willen het niet doen vanwege de verhouding risico’s-opbrengsten. Niet voor niets worden de afgelopen jaren door deze kantoren prijsverhoging van 30-50% doorgevoerd. En gezien het groeiend aantal eisen en de zwaarte daarvan snap ik dat ook wel. De overhead op een controleopdracht bedraagt volgens mijn rekensom 25-30% van de opdrachtsom. Kortom nuchterheid en menselijk maat leggen het dan af. Risicomanagement pur sang en juridische afdichting is belangrijker. En dan zijn we nog niets eens begonnen met aanvragen van tancodes en dergelijke..

Oproep:

Besteed aan via digitaal aanbesteden, maar open ook de mogelijkheid om kennis te maken (als partijen daar tijd in willen steken voordat ze offerte uit gaan brengen), de mogelijkheid om menselijk contact te hebben. Zodat beide partijen elkaar toch kunnen zien. Dat je niet via uploaden je vragen moet stellen, maar dat je even langs kunt komen om vragen af te stemmen. Die prima met de andere inschrijvers gedeeld kunnen worden via een verslagje. En als er in het proces, juridisch gesproken, iets mis gaat, open dan de mogelijkheid om iets door te bellen, te mailen of langs te brengen. Digitalisering dient toch de mens en nu krijgen we als accountants voor mens + maatschappij het gevoel dat de digitale wereld de menselijke wereld gaat overheersen. En daar willen we tegen strijden. Onze advocaat geeft het weinig kans in dit dossier, daarom maar deze blog. Laten we strijden voor de menselijk maat. Het contact, mens tot mens, de warmte van een handdruk, de non-verbale communicatie. Ik wil bij de selectie van mijn leveranciers echt niet anders. Waarom willen bedrijven en instellingen die zeggen de mens centraal te zetten (in onderwijs, overheid, belastingen, zorg, welzijn, enz.) dat dan niet? Daarmee geef je toch je medewerkers, klanten, afnemers, stakeholders, inwoners, belastingbetalers enz. een heel verkeert signaal. Of zegt u daarmee: eigenlijk zijn al die mensen maar lastig. Laten we het lekker achter het veilige scherm afdoen en de mens centraal zetten willen we eigenlijk helemaal niet.

Afier en de menselijke maat het gevecht wordt vervolgd…

paars

PS

logo gebruikt van: http://www.arcon.nl/wat-we-doen/publicaties/de-menselijke-maat-beschrijving-voor-gemeenten.htmlArcon | De Menselijke Maat [beschrijving voor gemeenten] d00r Aad Francissen en Marlou Sommer.


Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

%d bloggers op de volgende wijze: